Office 365 – produktiivsus igal sammul

Paljude kontoritöötajate unistus on olla produktiivne end kontorilaua külge aheldamata. Ka juhid soovivad, et töötajad saaksid keskenduda lisaväärtust loovale osale oma tööpäevast. Office 365 töövahendid (e-mail, kalender, dokumendihoidla jne) on pilvelahendusena kättesaadavad igal seadmel ja igas internetti ühendatud punktis.

Office 365 on selles mõttes unikaalne lahendus, et töötab sama litsentsiga igat mõõtu ja igal seadmel. Office Mobile on saada nii iOSi, Androidi kui loomulikult Windowsiga nutiseadmetele. Office 365 teenuse raames renditud Excelit, Wordi ja PowerPointi võib iga töötaja kohta samaaegselt paigaldada kuni viiele erinevale seadmele. Seejuures pilveteenuseid nagu mail, kalender, dokumendihoidla jne kasutavate seadmete arv ei ole piiratud. Hea tahtmise korral võid oma kirju lugeda ka koduse nutiteleriga.

Andmete turvalisus on teema, milles juhid järeleandmisi teha ei soovi. Tänapäeval võetakse isegi konfidentsiaalsed andmed endaga igale poole kaasa ja seepärast peab olema tagatud, et seadme varguse või kaotsi mineku korral ei oleks kurikaeltel võimalk sealt konfidentsiaalseid andmeid kätte saada.

Turvalisus ennekõike

Selleks, et andmete kasutamine oleks turvaline, saab Office 365 teenused siduda keskse kasutajate haldamise süsteemiga. Selle kaudu on võimalik reguleerida millised kasutajad, milliste seadmetega ja millistel tingimustel võivad andmetele ligi pääseda. 

Sellist lahendust on võimalik üles ehitada nii sellisena, kus kogu kasutajaõiguste info on ettevõtte oma serverikeskuses või sellisena, kus see on sünkroniseeritud näiteks Azure pilveteenusega. Kasutajate info sünkroniseerimine pilveteenusega on mõistlik olukorras, kus tööd tehakse pigem väljaspool kontorit. Samuti võimaldab see kontori ühendused paremini turvata, kui kontori serverikeskusega suhtleb vähem teenuseid otse.

Kui Office 365 teenuse kaudu on võimalik turvata peamiselt vaid selle teenusega seotud andmeid, siis näiteks teiste osapoolte lisateenustega, saab kogu nutiseadme keskkonna turvaliseks muuta. Üks selliseid teenuseid on Centrify kasutajaõiguste keskhaldus, mis võimaldab ettevõtte keskse õiguste haldamise süseemiga siduda ka erinevaid nutiseadmeid. Centrify teenusega seotud seadmele saab sisse logida vaid ettevõtte seatud kasutajanime ja parooliga. Veelgi turvalisema keskkonna saab MobileIron või Citrix MDM toodetega, kus kogu konfidentsiaalseid andmeid sisaldav töökeskkond hoitakse turvalises konteineris. See turvaline konteiner toimib sarnaselt muude nutiseadme rakendustega, kuid sealt ei ole võimalik andmeid välja kopeerida.

Töökeskkond veebilehitsejas

Tihtipeale ei ole üldse vaja mõnda dokumenti muuta, vaid on vaja sellele operatiivselt ligi saada. Selliseks juhuks on nii Wordist kui Excelist olemas veebiversiooonid. Dokumendihoidlas asuvad dokumendid on võimalik avada otse veebilehitsejas. Veebilehitsejas on võimalik teha dokumendile ka lihtsamaid muudatusi. 

Veebirakendustena lahendatud Exceli ja Wordi kasutajaliides on sarnane arvutisse paigaldatavatele versioonidele. Selle tulemusena saavad töötajad toimetada ka veebirakenduses omale tuttavas keskkonnas ja asjad saavad kiiresti tehtud.

Võimalus kasutada neid veebirakendusi kulub eriti marjaks ära siis, kui mõni tähtis dokument on vaja üle vaadata koduarvutist, kus Wordi/Excelit ei pruugi olla ja nutiseadme väikeselt ekraanilt ei ole mugev lugeda.

Just selliste lisamugavuste pärast tasub kasutada Office 365 teenuses olevat dokumendihoidlat. Lisaks võimalusele avada dokumendid otse veebilehitsejas, saab dokumendiregistris pidada arvestust dokumentide redaktsioonide üle ning lisada dokumentidele täiendavat metainfot. Taoline metainfo võib näiteks lepingute registris sisaldada dokumendi allkirjastamise kuupäeva, kehtivuse tähtaega, allkirjastajat, lepingu osapoolt ja muud valikku, mis teeb dokumentide sorteerimise ja leidmise lihtsamaks.

Hakka meie sõbraks Facebookis ja võtame koos Office 365 teenused kasutusele :)